Polityka prywatności
Wersja 2026-07-27 (27 lipca 2026 r.)
1. Administrator danych
Administratorem danych osobowych jest Forum Edukacji Podatkowej sp. z o.o. z siedzibą w Krakowie, ul. Bocheńska 5/U6, 31-061 Kraków, NIP: 6762536972, e-mail: forum@feptax.pl, telefon: 12 307 10 75 (dalej: „Administrator”).
W sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych można skontaktować się z inspektorem ochrony danych – Magdaleną Mikulką, pod adresem e-mail: iod@feptax.pl.
2. Zakres zastosowania
Niniejsza Polityka dotyczy przetwarzania danych osobowych w związku z:
- korzystaniem ze strony szkolenia dostępnej pod adresem https://www.feptax.pl/krakow/29-09-2026,
- składaniem zgłoszeń udziału w szkoleniu „Zmiany VAT 2026/2027”,
- wysyłką wiadomości e-mail potwierdzającej zawarcie umowy, zawierającej podsumowanie zgłoszenia i dane do płatności oraz załączniki związane z zawartą umową.
3. Jakie dane przetwarzamy
3.1. Formularz zgłoszenia
- dane uczestników: imię i nazwisko,
- dane osoby kontaktowej: imię i nazwisko, adres e-mail,
- dane nabywcy: dla firmy – nazwa, NIP, adres, e-mail do pro formy; dla osoby fizycznej – imię, nazwisko, e-mail do pro formy,
- informacje o zastosowaniu kodu karnetowego,
- informacje o akceptacji Regulaminu i zapoznaniu się z Polityką prywatności,
- jeżeli do rozpoczęcia szkolenia pozostało nie więcej niż 14 dni – informację o złożeniu żądania rozpoczęcia wykonywania usługi szkoleniowej przed upływem terminu do odstąpienia od umowy oraz o przyjęciu do wiadomości, że po pełnym wykonaniu usługi przez Organizatora konsument utraci prawo odstąpienia od umowy,
- identyfikator zgłoszenia, wersję zaakceptowanych dokumentów prawnych oraz dane dotyczące wyliczonej kwoty (netto, VAT, brutto),
- dane techniczne służące ochronie formularza przed automatycznymi zgłoszeniami, w tym czas rozpoczęcia wypełniania formularza i pole zabezpieczające typu honeypot.
4. Cele i podstawy prawne przetwarzania
| Cel | Podstawa (RODO) |
|---|---|
| Obsługa zgłoszenia udziału, kontakt, przygotowanie dokumentu z danymi do płatności | art. 6 ust. 1 lit. b RODO (umowa / działania przedumowne) |
| Wystawianie dokumentów księgowych i rozliczenia | art. 6 ust. 1 lit. c RODO (obowiązek prawny) |
| Przyjęcie i udokumentowanie oświadczeń związanych z zawarciem i wykonaniem umowy, w tym żądania wcześniejszego rozpoczęcia wykonywania usługi | art. 6 ust. 1 lit. b RODO (wykonanie umowy) oraz art. 6 ust. 1 lit. f RODO (uzasadniony interes Administratora polegający na wykazaniu treści i przebiegu zawarcia umowy) |
| Zapewnienie bezpieczeństwa formularza, przeciwdziałanie nadużyciom i zarządzanie liczbą dostępnych miejsc | art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes Administratora) |
| Wyświetlanie treści strony (czcionka Inter przez Google Fonts oraz mapa Google Maps) | art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na spójnej prezentacji treści i lokalizacji szkolenia) |
| Obrona przed roszczeniami, ustalenie i dochodzenie praw | art. 6 ust. 1 lit. f RODO |
| Wypełnienie obowiązku informacyjnego wobec uczestników zgłoszonych przez inną osobę | art. 6 ust. 1 lit. c RODO w związku z art. 14 RODO |
5. Sposób przetwarzania na stronie szkolenia
Strona szkolenia znajduje się na serwerze zlokalizowanym w Polsce.
Strona szkolenia nie zapisuje w swojej bazie pełnej treści formularza ani danych zawartych w dokumencie PDF. W celu zarządzania liczbą miejsc po stronie serwera zapisywane są jednak ograniczone metadane zgłoszenia: jego identyfikator, liczba zarezerwowanych miejsc oraz data i czas rezerwacji.
Dane z formularza są przetwarzane w celu obsługi zgłoszenia i przekazywane do MailerSend w celu wysłania wiadomości transakcyjnej oraz do systemu pocztowego Organizatora i nabywcy. Informacja o żądaniu wcześniejszego rozpoczęcia wykonywania usługi, jeżeli została złożona, jest umieszczana w pro formie PDF oraz w treści wiadomości e-mail.
PDF pro formy jest generowany w przeglądarce użytkownika i przesyłany jako załącznik wiadomości e-mail; nie jest zapisywany na serwerze strony szkolenia. Do tej samej wiadomości dołączany jest datowany PDF Regulaminu w wersji zaakceptowanej przy składaniu zamówienia. Potwierdzenie zawarcia umowy oraz informacje dotyczące zamówienia są utrwalane w treści wiadomości e-mail. Jeżeli nabywcą jest konsument, do wiadomości dołączany jest ponadto PDF zawierający informację o prawie odstąpienia od umowy i wzór formularza odstąpienia.
Potwierdzenie zapoznania się z Polityką prywatności w formularzu zgłoszenia nie stanowi zgody na przetwarzanie danych osobowych ani zgody marketingowej – jest wyłącznie potwierdzeniem otrzymania informacji.
6. Odbiorcy danych
Dane mogą być przekazywane:
- MailerSend (dostawca usługi wysyłki e-mail, reprezentowany na terytorium Unii Europejskiej przez MailerLite Limited z siedzibą w Dublinie w Irlandii) – w celu przyjęcia wiadomości do kolejki wysyłkowej i doręczenia wiadomości transakcyjnych,
- dostawcom hostingu (serwer WWW zlokalizowany w Polsce) oraz dostawcom usług utrzymania i pozostałej infrastruktury IT Administratora, w tym usług chmurowych, wykorzystywanych głównie na terytorium Unii Europejskiej; ewentualne przekazywanie danych poza EOG opisano w pkt 7,
- Google Ireland Limited / Google LLC – w związku z wczytywaniem czcionki Inter z usługi Google Fonts oraz mapy Google Maps przy wejściu na stronę; dostawca może otrzymać w szczególności adres IP i dane techniczne przeglądarki,
- podmiotom uprawnionym na podstawie przepisów prawa,
- w niezbędnym zakresie – podmiotom wspierającym organizację szkolenia, jeżeli przekazanie danych jest rzeczywiście konieczne do zapewnienia realizacji wydarzenia, w szczególności wstępu uczestników, cateringu lub obsługi organizacyjnej.
Zgodnie z dokumentacją MailerSend przedstawicielem do spraw RODO w Unii Europejskiej jest MailerLite Limited z siedzibą w Irlandii, a usługa korzysta z centrum danych Google Cloud w Belgii. Administrator korzysta z MailerSend na podstawie warunków świadczenia usługi obejmujących umowę powierzenia przetwarzania danych (DPA). Lista podprocesorów i stosowane zabezpieczenia transferu, w tym standardowe klauzule umowne, są opisane w dokumentacji i DPA dostawcy. Informacje o stosowanych zabezpieczeniach można również uzyskać od Administratora na wniosek skierowany na adres iod@feptax.pl.
7. Przekazywanie danych poza EOG
Administrator korzysta przede wszystkim z infrastruktury zlokalizowanej na terytorium Unii Europejskiej (w tym Belgia – infrastruktura MailerSend). Jeżeli w związku ze wsparciem technicznym dostawcy albo z usługami Google Fonts lub Google Maps dojdzie do przekazania danych poza EOG (w szczególności do USA), odbywa się ono na podstawie:
- decyzji Komisji Europejskiej stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony (w tym EU–US Data Privacy Framework, o ile dany podmiot jest w nim certyfikowany), albo
- standardowych klauzul umownych (SCC) zatwierdzonych przez Komisję Europejską, stanowiących część DPA dostawcy.
Strona korzysta z czcionki Inter (Google Fonts) oraz osadzonej mapy Google Maps. Przy wczytaniu tych elementów przeglądarka łączy się z serwerami Google, co może wiązać się z przekazaniem adresu IP i danych technicznych urządzenia poza EOG.
8. Okres przechowywania
- Dane związane ze zgłoszeniem i rozliczeniem szkolenia – przez okres wymagany przepisami podatkowymi i rachunkowymi (co do zasady 5 lat od końca roku podatkowego) oraz do czasu przedawnienia ewentualnych roszczeń.
- Oświadczenia związane z zawarciem i wykonaniem umowy – przez okres wykonywania umowy, a następnie do czasu przedawnienia ewentualnych roszczeń.
- Metadane rezerwacji miejsc zapisane na serwerze – do 30 dni po zakończeniu szkolenia, a następnie są usuwane, chyba że ich dalsze przechowywanie jest niezbędne do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń.
- Dane dotyczące aktywności wiadomości są dostępne na koncie Administratora w MailerSend przez 7 dni, zgodnie z konfiguracją usługi. Pozostałe dane techniczne i eksploatacyjne mogą być przechowywane przez dostawcę przez okresy wynikające z jego dokumentacji, umowy powierzenia przetwarzania danych, wymogów bezpieczeństwa oraz obowiązków prawnych.
- Logi techniczne serwera hostingu – nie dłużej niż 90 dni, o ile polityka dostawcy hostingu nie wymaga krótszego okresu; strona szkolenia nie tworzy własnych logów z treścią formularza.
9. Informacja dla uczestników zgłoszonych przez inną osobę (art. 14 RODO)
Jeżeli dane uczestnika (imię i nazwisko) zostały przekazane Administratorowi przez osobę dokonującą zgłoszenia, a nie bezpośrednio przez uczestnika:
- źródłem danych jest osoba zgłaszająca udział w szkoleniu,
- kategorie danych obejmują imię i nazwisko oraz powiązanie ze zgłoszeniem i szkoleniem,
- cele, podstawy prawne, odbiorcy, okres przechowywania i prawa osób, których dane dotyczą, są takie jak opisano w niniejszej Polityce,
- Administrator przekazuje niniejszą informację uczestnikowi najpóźniej przy pierwszym kontakcie z uczestnikiem, a jeżeli do takiego kontaktu wcześniej nie dochodzi – w rozsądnym terminie po pozyskaniu danych, nie później niż w ciągu miesiąca, chyba że zastosowanie ma wyjątek przewidziany w art. 14 ust. 5 RODO; niezależnie od tego osoba zgłaszająca zobowiązuje się niezwłocznie przekazać uczestnikom informacje dotyczące szkolenia i przetwarzania danych osobowych.
10. Prawa osób, których dane dotyczą
Przysługuje Państwu prawo do:
- dostępu do danych,
- sprostowania danych,
- usunięcia danych (w przypadkach przewidzianych prawem),
- ograniczenia przetwarzania,
- przenoszenia danych (gdy podstawą jest umowa lub zgoda, a przetwarzanie jest zautomatyzowane),
- sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na art. 6 ust. 1 lit. f RODO,
- wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
Wniosek w sprawie realizacji praw można złożyć na adres: forum@feptax.pl.
11. Dobrowolność podania danych
Podanie danych w formularzu zgłoszenia jest dobrowolne, lecz niezbędne do obsługi zgłoszenia i przygotowania dokumentu z danymi do płatności. Niepodanie danych uniemożliwia przyjęcie zgłoszenia tą drogą. Jeżeli usługa szkoleniowa ma rozpocząć się przed upływem przysługującego konsumentowi terminu do odstąpienia od umowy, brak wyraźnego żądania wcześniejszego rozpoczęcia usługi uniemożliwia rozpoczęcie jej wykonywania przed upływem tego terminu, a w konsekwencji może uniemożliwić przyjęcie zgłoszenia na szkolenie odbywające się w tym okresie.
12. Pliki cookies i usługi zewnętrzne
Administrator nie wykorzystuje na stronie własnych marketingowych plików cookies ani narzędzi analitycznych. Strona automatycznie wczytuje czcionkę Inter z usługi Google Fonts (fonts.googleapis.com / fonts.gstatic.com) oraz osadzoną mapę Google Maps; połączenie z serwerami Google może wiązać się z przekazaniem adresu IP oraz danych technicznych urządzenia i przeglądarki. Dostępny jest również link otwierający lokalizację w Google Maps w nowej karcie – kliknięcie takiego linku powoduje przejście do zewnętrznego serwisu Google. Jeżeli w przyszłości zostaną dodane inne narzędzia wymagające zgody, zostaną uruchomione dopiero po jej uzyskaniu, z możliwością równie łatwej odmowy.
13. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji
Administrator nie podejmuje wobec osób decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, które wywoływałyby wobec nich skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na nie wpływały, ani nie prowadzi profilowania. Automatyczne przeliczenie ceny, weryfikacja kodu rabatowego, kontrola dostępności miejsc i mechanizmy ochrony formularza służą wykonaniu funkcji serwisu.
14. Bezpieczeństwo
Administrator stosuje środki organizacyjne i techniczne odpowiednie do ryzyka, w tym ograniczenie dostępu do skrzynek pocztowych oraz korzystanie z tokenu API o ograniczonych uprawnieniach (wysyłka) u dostawcy e-mail.
15. Zmiany Polityki
Polityka może być aktualizowana. Aktualna wersja jest publikowana na stronie szkolenia pod numerem wersji. W sprawach istotnych zmian Administrator może poinformować dodatkowo osoby, których dane dotyczą, jeżeli istnieje z nimi aktywny kontakt e-mailowy w związku ze zgłoszeniem.
16. Kontakt
Forum Edukacji Podatkowej sp. z o.o.
ul. Bocheńska 5/U6, 31-061 Kraków
E-mail: forum@feptax.pl
Telefon: 12 307 10 75
Inspektor ochrony danych: Magdalena Mikulka, iod@feptax.pl.